Excel – einfache Tipps und Tricks

Für viele ist MS Excel kaum mehr aus dem Büroalltag wegzudenken und stellt ein häufig oder gar täglich verwendetes Werkzeug dar. Die verschiedenen Anwendungs-Möglichkeiten, welche MS Excel dabei bietet, sind immens und kaum vollständig überschaubar.

Im Folgenden werden daher einige Tipps zu Formatierung und Dateneingabe vorgestellt, welche nicht allen bekannt sein dürften und die Arbeit mit Excel vereinfachen:

Zellen formatieren in mehreren Excel Tabellenblättern

Neben der Möglichkeit, mehrere Spalten oder Zeilen zu markieren und diese auf einmal zu formatieren, indem z. B. die Spaltenbreite, Zeilenhöhe, Schriftart, Grösse, Farben, etc. verändert werden, kann dies auch über mehrere Tabellenblätter (Register) vorgenommen werden:

Dazu mit gedrückter CTRL-Taste mehrere Tabellenblätter auswählen, danach die gewünschten Zellen (auch Spalten oder Zeilen möglich) markieren und die Formatierung wie gewünscht vornehmen. Um die Auswahl mehrerer Tabellenblätter aufzuheben, am einfachsten in ein nicht selektiertes Tabellenblatt klicken.

Format übertragen (Pinsel)

Diese Funktion befindet sich auf der Menüleiste Start, viele kennen sie lediglich als „Pinsel“. Aufgerufen wird die Funktion über das Symbol 

Mithilfe des Pinsels kann die Formatierung einer Zelle ganz einfach übertragen werden:

Dazu in die Zelle mit der zu kopierenden Formatierung klicken, das Pinselsymbol klicken und die Zelle anklicken, in der das Format übernommen werden soll.

Dieses Übertragen geschieht einmalig, d. h. beim Klick in eine andere Zelle verändert diese ihr Format nicht. Um mehrere einzelne Zellen mit dem Pinsel formatieren zu können, benötigt es einen Doppelklick aufs Pinselsymbol, welcher mit der Taste ESC wieder aufgehoben werden kann.

Genau gleich ist auch die Formatierung von einzelnen Zeilen oder Spalten möglich.

Selektiert man mehrere Zellen/Zeilen/Spalten mit dem Pinsel, empfiehlt es sich, dass der Zielbereich dieselbe Grösse aufweist (Grösse im Sinne von z. B. 4×6 Zellen oder 3 Spalten), weil sonst bei ungleicher Grösse die Zellen nicht wie gewollt formatiert werden.

Zeilen oder Spalten ausblenden

Wenn Zeilen oder Spalten nicht angezeigt werden sollen, (z. B. aufgrund der Übersichtlichkeit oder zum Verhindern, dass Daten ungewollt überschrieben werden) kann man diese ausblenden:

Auszublendenden Bereich markieren, Rechtsklick auf „Ausblenden“ (oder über Start>Zellen>Format>Sichtbarkeit>Ausblenden & Einblenden).

Die Auswahl ist nun nicht mehr sichtbar und kann mit „Einblenden“ wieder sichtbar gemacht werden. Auch Tabellenblätter können auf diese Weise unsichtbar gemacht werden.

Zeilen oder Spalten gruppieren

Diese Funktion bewirkt im Grundsatz ebenfalls, dass ausgewählte Zeilen oder Spalten nicht mehr angezeigt werden. Im Unterschied zu „Ausblenden“ verschwindet der ausgewählte Bereich aber nicht vollständig, sondern es wird ein „+“ an die gewählte Stelle gesetzt. Dieses steht für die erste Gruppierungsebene. Daten lassen sich mit dieser Funktion also mehrstufig gliedern:

Die zu gruppierende Zeile/Spalte markieren, dann Daten>Gliederung>Gruppieren>Gruppieren wählen. Die gewählten Bereiche sind nun ebenfalls nicht mehr sichtbar.

Mittels Klick auf das „+“ sind die Daten wieder sichtbar.

Wenn es rein um die Übersichtlichkeit der Arbeitstabelle geht, hat diese Funktion gegenüber „Ausblenden“ also den Vorteil, dass man anhand der „+“ jederzeit erkennt, dass Zeilen oder Spalten nicht dargestellt werden. Nachteilig ist, dass aufgrund der Anzeige der Gruppierungsebenen der Arbeitsbereich im Excel schrumpft.

Fenster einfrieren

Diese Funktion ermöglicht, dass gewisse Bereiche (z. B. Spaltenüberschriften) immer sichtbar bleiben, auch wenn man nach rechts oder nach unten scrollt.

Über Ansicht>Fenster>Fenster fixieren kann eine Zeile/Spalte/Zelle fixiert, also eingefroren werden.

Dabei besteht die Möglichkeit, entweder die oberste Zeile oder die erste Spalte immer sichtbar zu machen oder dieses Einfrieren auf die aktuelle Markierung zu beziehen.

Wird diese letzte Version gewählt, so wird immer links und oberhalb der Markierung die Fixierung vorgenommen, das heisst sowohl die Spalte(n) links als auch die Zeile(n) oberhalb bleiben immer sichtbar.

Es kann immer nur eine Fixierung aktiv sein. Die neu gewählte Fixierung hebt jeweils die bestehende auf.

Zur kompletten Aufhebung der Fixierung, einfach über dasselbe Menü „Fixierung aufheben“ wählen.

Fenster teilen

Auch über diese Funktion besteht die Möglichkeit, dass gewisse Bereiche (z. B. Spaltenüberschriften) immer sichtbar bleiben.

Über Ansicht>Fenster>Teilen lässt sich der Bildschirm in 2 oder 4 Bereiche teilen. Bei Markierung einer Spalte wird dabei links der Markierung geteilt, bei einer Zeile oberhalb. Wird eine einzelne Zelle markiert und die Teilen-Funktion gewählt, wird der Bildschirm links und oberhalb der Markierung geteilt (es entstehen also 4 Arbeitsbereiche). Durch nochmaligen Klick auf die Schaltfläche Teilen lässt sich dies wieder aufheben.

Der Vorteil dieser Funktion gegenüber Einfrieren ist, dass zwei geteilte Arbeitsbereiche unabhängig gescrollt werden können. Es ist also z. B. möglich, eine beliebige Zeile in einem umfangreichen Excel gleich oberhalb einer anderen beliebigen Zeile anzeigen zu lassen.