In Büros sammelt sich fast täglich Papier für die Altpapiertonne an. Darunter auch immer wieder Dokumente, die zwar nicht mehr gebraucht werden, dennoch nicht in die falschen Hände geraten sollten. Dokumente oder andere Papiersorten sollten daher mit einem Aktenvernichter zerkleinert werden. Dies ist die schnellste und einfachste Methode Dokumente zu vernichten. Viele Aktenvernichter sind nicht nur auf Papier beschränkt, sondern können auch andere Medien zerkleinern, auf denen sich sensible Daten befinden.
Auf Knopfdruck zerkleinern Aktenvernichter Papier und je nach Modell auch andere Medien wie etwa CDs, auf denen Dokumente gespeichert wurden oder Scheckkarten wie etwa Kreditkarten. Besonders CDs sind ansonsten schwer zu zerstören, da sie besonders stabil sind und beispielsweise nicht einfach zerbrochen werden können. Damit unterschiedliches Material nicht in einen Sammelbehälter fällt, verfügen viele Modelle über getrennte Sammelbehälter, damit der Müll später getrennt in der Tonne entsorgt werden kann. Nicht entfernte Heftklammern oder vergessene Büroklammern stellen für viele Aktenvernichter ebenfalls kein Problem mehr dar. Für einen ungestörten Büroalltag verfügen viele Aktenvernichter über einen besonders leisen Modus sowie weitere verschiedene Funktionen wie die Vernichtung von mehreren Blättern gleichzeitig oder diversen Sicherheitsvorrichtungen wie ein PIN-Schloss, damit nur befugte Personen Dokumente vernichten können. Zudem besitzen die Modelle unterschiedliche Leistungsstärken, wodurch sich kleinere Aktenvernichter beispielsweise für kleine und mittlere Betriebe eignen, wo hingegen grosse Unternehmen zu leistungsstarken Modellen greifen sollten, um effizient arbeiten zu können.
