Druckkosten dauerhaft senken – wie Sie beim Drucken sparen

Das Ausdrucken von Dokumenten oder schnell eine Kopie vom Kollegen machen – das geht ins Geld! Dies hat schon bei manchem Arbeitgeber für Kopfzerbrechen gesorgt. Wir verraten Ihnen, wie Sie Druckkosten sparen können. Und welche Gedanken Sie sich bereits vor der Anschaffung der Geräte machen sollten. Denn mit den richtigen Überlegungen können Sie in Zukunft viel Geld einsparen und Ihre Druckkosten dauerhaft senken.

Grundsätzliche Überlegungen für Druck- und Kopiergeräte

Überlegen Sie sich, was für Sie bei einem Drucker wünschenswert ist. Welche Funktionen nutzen Sie häufig? Worauf können Sie verzichten? Suchen Sie dafür das passende Gerät aus. Oft macht es Sinn, in allen Büroräumlichkeiten ähnliche Druckermodelle zu haben. Dies ermöglicht die Verwendung von einheitlichen Tinten oder Tonern. Und es gibt eine geringere Fehlerquote bei deren Nachbestellung, was den administrativen Mehraufwand verringert.

Generell gilt, dass zentrale Druckerinseln gegenüber vielen Einzellösungen zu bevorzugen sind. Vielleicht macht es für Sie Sinn, die Geräte nur zu mieten anstatt zu kaufen?

Detail-Auswahlkriterien für Ihr zukünftiges Druckgerät

Wissen Sie nun grob, welchen Druckerpark Sie sich anschaffen möchten? Dann sollten Sie nun ein paar Detailfragen beantworten: Welche Formate soll Ihr Drucker bedienen? Reicht Ihnen A4, oder benötigen Sie A3? Drucken Sie nur schwarz / weiss oder auch in Farbe? Ist Ihnen die Druckschnelligkeit wichtig? Dann achten Sie auf die Ausgabegeschwindigkeit. Wieviel drucken Sie insgesamt pro Monat und wie viele Papierschubladen sind für Sie praktisch? Benötigen Sie die Sortier-, Heft-, Locher- oder Booklet-Finishermöglichkeit?

Auch beim Drucker-Zubehör können Sie sparen

Nicht nur beim Drucker selber können Sie aufs Geld achten, sondern auch beim Zubehör. Denn hier verstecken sich oft die teuren Kostenfallen. Hier einige Tipps zum Drucker-Zubehör:

• Think before you print:
  • Klicken Sie beim Drucken von internen Dokumenten den «Sparmodus» an. Je nach Druckermodell kann dies anders bezeichnet sein.
  • Muss es wirklich farbig sein? Farbige Ausdrucke kosten üblicherweise bis X Mal mehr als schwarz-weiss.
  • Drucken Sie nur das aus, was wirklich benötigt wird. Manchmal ist nicht das ganze Dokument nötig. Dann können Sie nur einzelne Seiten oder nur die Markierung drucken.
  • Falls der Drucker die Möglichkeit bietet, können Sie doppelseitig drucken.
  • Gerade bei PowerPoint-Dateien ist es oft sinnvoll mehrere Seiten auf eine Seite zu drucken.
  • Vielleicht können Sie den Text etwas verkleinert darstellen. Das spart Platz, Tinte und Papier.
• Verwenden Sie wo immer möglich Rebuilt-Produkte.
• Vergleichen Sie die Preise des Zubehörs vor dem Kauf.
• Wechseln Sie die Tinte oder den Toner erst, wenn der Druck schlechter wird, nicht bereits nach dem ersten Blinken beim Drucker. Oft können Sie noch lange qualitativ einwandfrei drucken, auch wenn der Drucker Ihnen schon lange anzeigt, dass Sie die Patrone wechseln sollen.
• Auch bei der Papierwahl können Sie sparen: Vergleichen Sie Papierpreise. Je nach Qualität des Papiers saugt dieses ev. die Tinte auf, was zu mehr Verbrauch führt.
• Schalten Sie den Drucker am Abend oder bei langem Nichtgebrauch ab und lassen Sie Ihn nicht im Standby-Modus laufen. Das spart Strom.

Der Experte weiss Rat

Am besten lassen Sie sich von einem kompetenten Partner professionell beraten. Es besteht zudem die Möglichkeit Ihr Druckverhalten mittels MPS (Managed Print Services) zu analysieren. So können Sie in Zukunft unnötige Kosten vermeiden.