Bereits in den frühen Achtzigern träumten wir vom Büro ganz ohne Papier. Fasziniert von der Idee natürliche Ressourcen einzusparen und gleichzeitig Prozesse zu optimieren, blickten wir damals zuversichtlich auf eine digitale Zukunft. Die Lancierung des pdf-Formates im Jahre 1993, liess uns dann triumphieren. Der Verbannung von Druckpapier aus unseren Büros stand wohl nichts mehr im Wege.
Romantische Illusion?
Heute, ein Vierteljahrhundert später verbraucht die Bürobranche mehr Kopier- und Druckerpapier als jemals zuvor. Papierproduzenten klagen zwar nun schon seit Jahren über einen leichten konstanten Rückgang des Verbrauchs von Kopierpapier. Das papierlose Büro jedoch scheint uns manchmal fast schon als romantische Illusion.
Control «P»
Trotz digitaler Revolution und dem besten Willen den Papierverbrauch zu reduzieren, stapelt sich auch auf meinem Schreibtisch Papier unterschiedlichster Formate. Korrekturbögen auf Economy Kopierpapier im A3 Format, Manuskripte auf Special A4 Universalpapier, Probedrucke, handschriftliche Notizen und Sitzungsunterlagen. Im Büro nebenan druckt unser fleissiger Kundenservice Info- und Aktionsbriefe auf Exclusiv Papier und das Postbüro verschickt die Sendungen im C5 Premium Kuvert.
Digitale Herausforderung
Das papierlose Büro ist dennoch keine Illusion. Das Büro ohne Papier gilt als Herausforderung, mit dem Ziel Arbeitsprozesse zu optimieren und den Verbrauch von Papier, aber auch von Tinte und Toner zu verringern. Auch Sie nutzen sicherlich vermehrt digitale Lösungen und sparen natürliche Ressourcen, teures Geld und kostbare Zeit.
Vorteile nutzen
Für unsere Verkaufsabteilung entwerfe ich interaktive E-Flyer mit praktischen Formularfunktionen und nützlichen Links. Somit sparen wir nicht nur Papier und Druckfarbe, sondern profitieren von zeitgemässen Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation mit unseren Kunden sowie Geschäftspartnern.
Online first
Auch klassische Periodika, wie unsere monatlich erscheinende Gazette, publizieren wir, parallel zur Printausgabe, auf unserem Webshop schon seit Jahren digital, und erleichtern unseren Kunden den Einkauf von Büromaterial und Dienstleistungen. Per Mausklick ordern Sie einfach die benötigten Artikel, direkt ab der Publikation, und verfügen, zügig und rasch, innert 24 Stunden über Ihr gewünschtes Büromaterial.
Papierloser Workflow
Seit 1988 gestalten wir für Info-Events mit PowerPoint, übertragen die wirkungsvolle Präsentation dann ganz einfach mit dem Projektor auf die Leinwand und verfügen, ohne Einsatz von Papier, immer und überall über eine optimale Unterstützung für Verkaufsgespräche oder interne Besprechungen.
Im Konferenzzimmer beschriften wir Weisswandtafeln mit farbigen Whiteboardmarkern und säubern dann einfach mit dem Schwamm die praktische Tafel bis zum nächsten Vortrag. Auch in unseren Sitzungszimmern hielt der papierlose Workflow schon längstens seinen Einzug.
Interaktive Konferenzen
Seit Mitte 2018 begeistern die vielseitigen Funktionen des interaktiven Flipcharts von Samsung. Der smarte Neuling bietet Ihnen erweiterte Möglichkeiten zur Visualisierung von Highlights, raschen Zugriff auf zusätzliche Infos, sowie die Vernetzung der Konferenzteilnehmer. Sparen Sie sich den Print altmodischer Handouts, die Abgabe von Papierflyern und gedruckter Produkteinfo. Nutzen Sie zeitgemässe Lösungen mit erweiterten Funktionen.
Elektronisches Archiv
Aber nicht nur interne und externe Kommunikation profitiert vom digitalen Fortschritt. Dank immer günstigerem Speicherplatz und schlussendlich durch die erfolgreiche Einführung von Cloud-Computing, sparen wir auch bei der Archivierung von Dokumenten. Früher steckte man wichtige Papiere in Archivboxen aus Karton und lagerte Rechnungen in farbigen Ordnern. Heute legen wir unsere Unterlagen platzsparend ins elektronische Archiv. Zuverlässig speichern wir unsere Daten auf der eigenen Festplatte oder dem externen Server.
Analoge Gewohnheiten
Euphorisch datierten Vorreiter schon 1975 die Realität des „paperless Office“ auf 1990. Die Prophezeiung scheiterte nicht zuletzt an kostengünstigen Desktopdruckern, farbigen Haftnotizen und unseren geliebten analogen Gewohnheiten.
Eine Frage der Umsetzung
Vielleicht ist alles nur eine Frage der Wortwahl. Denn das papierreduzierte Büro ist heute Wirklichkeit. Firmeninterne Kommunikation per E-Mail ist heute Standard. Duplexdruckfunktionen oder die Verwendung von Recyclingpapier unterstützen effizient auch Ihre Sparmassnahmen. Grosse Schweizer Firmen konnten in den letzten Jahren Ihren Papierverbrauch um über 70% reduzieren. Oft ist alles nur eine Frage der Umsetzung. Zögern Sie nicht und nutzen auch Sie nachhaltige umweltfreundliche Lösungen für ein Büro der Zukunft, mit immer weniger Verbrauch von wertvollen Ressourcen.
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