Planen Sie täglich anfallende Arbeiten richtig – dank der ALPEN-Methode

Der gewöhnliche Alltag

Morgens im Büro angekommen, werden erstmal die E-Mails gecheckt. Doch welche erledige ich als erstes? Am einfachsten arbeite ich mich von oben nach unten durch. Gesagt, getan.

Doch kaum öffne ich die erste E-Mail, klingelt bereits das Telefon. Am anderen Ende sitzt ein Verkaufsberater: „Hallo Tina könntest du mir noch kurz…es eilt“. Also unterbreche ich meine Aufgaben und widme mich dem eben erhaltenen Auftrag. Nach ca. 2 Stunden möchte ich mich nach getaner Arbeit wieder meinen E-Mails widmen, da stürmt mein Vorgesetzter ins Büro und beruft eine spontane Sitzung ein. Als wir das Sitzungszimmer verlassen, ist es bereits Zeit für das Mittagessen. Bis jetzt konnte ich mich erst einer von meinen vielen E-Mails zuwenden. „Ach komm, du hast noch den ganzen Nachmittag“, denke ich mir dabei.

Richtiges Planen

Bestimmt stellen auch Sie sich jeden Tag der Herausforderung, alles unter einen Hut zu bringen. Wie planen und priorisieren Sie Ihre Arbeiten, um den Arbeitstag bestmöglich zu nutzen?

Ich plane meine Arbeiten nach der ALPEN-Methode. Wahrscheinlich haben auch Sie schon mal davon gehört. Diese Methode ist sehr einfach, jedoch extrem effektiv.

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Als erstes werden die Aufträge für den nächsten Tag gesammelt und aufgelistet. Am einfachsten erstellen Sie sich im Excel eine Pendenzenliste.

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Nun wird für jede einzelne Aufgabe die Bearbeitungsdauer eingeschätzt. Wie lange brauchen Sie für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung. Planen Sie hierzu genügend Zeit ein.

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Bei der Bearbeitungsdauer der täglichen Arbeiten wird eine Pufferzeit miteinberechnet. Die Reservezeit dient dazu, Zeit für spontane Meetings, Telefonate oder sonstige ungeplante Aktivitäten zu schaffen.

Ihr Arbeitstag sollte sich wie folgt aufteilen:

• 60% Verplante Zeit für Arbeiten
• 40% Pufferzeit / Reservezeit

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Der wichtigste Punkt ist die Priorisierung. Sie müssen bei jeder einzelnen Aufgabe entscheiden, ob die Aufgabe delegiert oder selber erledigt wird. Zusätzlich priorisieren Sie die Aufgaben am einfachsten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

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In der Nachkontrolle wird geprüft, ob die Planung erfolgreich war und ob alle Aufgaben erledigt werden konnten. Verbesserungen für die Planung sowie noch offene Aufträge werden für den nächsten Tag aufgenommen.

Die fertig geplante Pendenzenliste könnte wie folgt aussehen:

Bitte beachten Sie während der Planung auch Ihre Leistungskurve. Nach dem Mittagessen sind Sie nicht mehr ganz so effizient wie am Vormittag. Planen Sie daher ebenfalls ausreichend Pausen in den Tagesablauf ein.

Fazit

Mit der ALPEN-Methode starten Sie gelassener in den Alltag und behalten stets den Überblick. Sie vereinfacht Ihnen Ihren Alltag in vielerlei Hinsichten.

Versuchen Sie es und legen Sie gleich los!