Seit Mai 2018 gilt die DSGVO für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Und ja, diese ist auch für Schweizer Unternehmen relevant. Nämlich sobald ein Unternehmen die Daten von EU-Bürgern verarbeitet oder in einer Vertragsbeziehung zu EU-Unternehmen steht. Auch wenn sie den Sitz ausserhalb der EU haben, was bei Schweizer Unternehmen der Fall ist. Dies gilt ausserdem nicht nur für personenbezogene Daten von EU-Bürgern, sondern auch für Bürger aus EWR-Staaten, wie beispielsweise Liechtenstein. Unternehmen, die ihr Angebot an diese Staaten richten, müssen zwingend die Richtlinien der DSGVO einhalten.
Was beinhaltet die DSGVO?
Um die DSGVO einzuhalten, gilt es der Dokumentations- und Informationspflicht nachzukommen. Werden personenbezogene Daten erhoben, muss der Verantwortliche eine lückenlose Dokumentation zu Zweck, Dauer, Speicherung und Löschung der Daten darlegen und gewährleisten.
Weit entfernt vom papierlosen Büro!
Im Durchschnitt verbrauchen die Schweizerinnen und Schweizer jährlich 194 Kilogramm Papier pro Kopf. Gerade in Zeiten von Smartphones, Tablets und E-Mails eine schier unvorstellbare Zahl. Papier ist nach wie vor der beliebteste Datenträger, wenn es darum geht Unterlagen zu jeder Zeit an jedem Ort lesen zu können. Weniger beliebt ist, wie so oft, der Gedanke „was kommt eigentlich danach?“! Was passiert mit ausgedruckten Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen? Die Industrie bietet uns viele Möglichkeiten unsere Daten zu schützen.
Ob Sie Ihre Daten Inhouse selbst vernichten oder ob Sie die Daten einem Dienstleister ausser Haus zur Vernichtung geben, bleibt grundsätzlich Ihnen überlassen. Die Datenvernichtung im eigenen Hause, an Ort und Stelle, ist in aller Regel die wirtschaftlichere und sichere Variante. Denn selbst bei Vergabe an einen externen Dienstleister bleiben Sie im Falle eines Datenmissbrauchs immer in der Haftung und es drohen empfindliche Strafen.
Wie finde ich den richtigen Aktenvernichter für meine Bedürfnisse?
Der optimale Ablauf der Datenvernichtung sieht vor, dass zuerst der Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten eingeordnet wird. Die internationale Norm ISO/IEC 21964 sieht insgesamt 7 Sicherheitsstufen vor. Für das Medium Papier reichen diese von der niedrigsten Sicherheitsstufe P-1 (ein breiter Streifenschnitt) bis hin zur höchsten Sicherheitsstufe P-7 (ein Partikelschnitt).
Unser Tipp:
Um sensible, vertrauliche sowie personenbezogene Daten DSGVO-konform zu vernichten, sollte mindestens die Sicherheitsstufe P-4 gewählt werden. In diese Kategorie zählen beispielsweise Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Steuerunterlagen. Für noch sensiblere Dokumente, wie sie z. B. in Personalabteilungen oder im Vorstandsbüro anfallen, sollte die Sicherheitsstufe P-5 gewählt werden.
Nachdem Schutzklasse, Sicherheitsstufe und zu vernichtende Datenträger definiert sind, wird es etwas spezifischer: es gilt zu definieren wo der Aktenvernichter eingesetzt werden soll und wie viele Personen ihn nutzen werden. Abschliessend sollte man sich über die benötigte Leistung Gedanken machen, d. h. wie viele Blätter Papier sollte der Aktenvernichter in einem Arbeitsgang schreddern können und wie gross muss der Auffangbehälter sein um die Leerungsintervalle komfortabel zu halten.
Passende Aktenvernichter in der Sicherheitsstufe P-4 und P-5 finden Sie hier:
Dieser Beitrag ist in Zusammenarbeit mit HSM entstanden.
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