Bullet Journal: die Terminplanung der Zukunft

Startet das neue Jahr, müssen wir viele Dinge neu organisieren. Dabei hilft immer mehr Menschen ein Tool, das vor sechs Jahren in New York erfunden wurde: das Bullet Journal. Der Begriff steht für einen handschriftlich geführten Planer, der die Nutzer mit einem einfachen Zeichensystem und einer persönlich gestalteten Struktur durch den Termin- und Aufgabendschungel navigiert. Funktionalität plus Individualität– mit dieser Kombination scheint Bullet Journaling sogar die digitale Konkurrenz auszustechen: Ausgerechnet das zutiefst analoge Konzept mit Stift und Papier gilt als Terminplanung der Zukunft.

Das Ziel: eine effiziente Planungstechnik

Genervt von ständig wachsenden Zettelbergen einerseits und piepsenden To-Do-Apps andererseits, griff der New Yorker Grafikdesigner Ryder Carroll 2012  zu Stift und einem blanko Notizbuch – mit dem Ziel, eine „effiziente Planungstechnik zu entwickeln, die sich komplett den persönlichen Bedürfnissen anpasst“. Er zeichnete einen Jahreskalender, fügte Monatskalender hinzu und dann, als zentrales Element, eine Seite für jeden einzelnen Tag. Die Projekte wurden aufgeschrieben und zusätzlich gekennzeichnet: Aufgaben bekamen Aufzählungszeichen (englisch: Bullets), Notizen Spiegelstriche, Meetings und Termine Kreise. Bei seinen Updates, morgens vor Arbeitsbeginn und am Ende jedes Tages, versah er Erledigtes mit einem „X“ auf dem Aufzählungszeichen, nicht Erledigtes mit einem „>“ – als Signal, das Anstehende auf den nächsten Tag zu verschieben und dort erneut zu notieren.

Das ebenso reduzierte wie flexible Prinzip funktionierte: Der vielbeschäftigte Grafikdesigner vergass weniger, arbeitete fokussierter und fühlte sich insgesamt stressfreier. Kollegen und Freunde erfuhren vom neuen Organisationssystem, dann Blogger, die Presse und Arbeitspsychologen. Letztere bestätigen Carrolls Wahrnehmung: Wie z.B. eine Untersuchung an der Princton University feststellte, bleibt handschriftlich Notiertes besser im Gedächtnis als schnell Eingetipptes. Auch fühlen wir uns Aufgaben, die wir mit grösserem Aufwand verfasst haben, mental enger verbunden, nehmen sie besonders ernst und sind an ihrem Gelingen extrem interessiert. Kein Wunder, dass die „Verstärkerpläne“, wie Experten die Bullet Journals nennen, eine rasch wachsende Zahl Fans finden, die sich inzwischen begeistert auf Blogs, Apps oder der Foto-Plattform Instagram austauschen.

Auf den Punkt gebracht: Die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines Bullet Journals

1. Auf die erste Seite gehört das Inhaltsverzeichnis (besser zwei Seiten einräumen, dann bleibt Platz für Extra-Themen). Damit der Index als Finder funktioniert, alle Seiten des Buches fortlaufend nummerieren. Im Inhalt werden Kalender, Themen, Listen, Projekte, Ideen, Extras etc. aufgelistet, dahinter die Seitenzahl/en, je nach Umfang des Themas. Für spontane Ideen einige Blanko-Seiten zwischendrin freihalten.
2. Mit welchen Symbolen, Regeln, Systemen soll gearbeitet werden? Bullets & Co festlegen und notieren.
3. Jahresübersicht/Jahreskalender: ein Überblick über die (verbleibenden) Monate des Jahres, mit Geburtstagen, Urlauben, Hochzeiten oder anderen langfristig anberaumten Events.
4. Persönliche Zielsetzungen („Future Log“): Welche Themen werden den nächsten Zeitraum prägen, was möchte man bis wann erreichen?
5. Monatsübersicht/Monatskalender: Ebenfalls (wie Jahreskalender) mit allen bereits feststehenden Terminen und Aufgaben.
6. Wochenübersicht: Eventuell mit Unterteilungen, z.B. für Arbeits-, Haushalts-, Familienverpflichtungen.
7. Die Tages-Seiten: Mit Aufgaben, Terminen, Treffen etc. Beispiele für Ergänzungen: Listen (Ausgaben, gefahrene Kilometer), Glücksmomente, Workout-Updates u.v.m.
8. Individuelles: Ob Umzugsprojekt, Urlaubsideen oder neue Übungen beim Yoga. Alles, was zum persönlichen Alltag dazugehört – und damit entscheidend ist für eine gelungene Jahresplanung.

Dieser Beitrag ist in Zusammenarbeit mit der Firma Faber-Castell entstanden.