Abwesenheitsmeldung – Warum Sie nicht darauf verzichten sollten

Die Festtage stehen vor der Tür. Zahlreiche Mitarbeiter nutzen diese Gelegenheit um einige Tage frei zu nehmen. Sind endlich alle Aufgaben vor den Ferien erledigt, kommt bei den meisten als letzte Pendenz das Aktivieren der Abwesenheitsmeldung. Wir haben uns gefragt, ob diese überhaupt notwendig ist und wenn ja, welche Infos in diese Meldung gehören?

Die Notwendigkeit einer Abwesenheitsmeldung

Wir sind klar der Meinung, dass eine Abwesenheitsmeldung aktiviert werden sollte. Dadurch wissen alle Bescheid, wie lange sie auf eine Antwort warten müssen. Sie vermeiden somit, dass Sie nach Ihrer Ferienrückkehr dringende E-Mails in Ihrem Posteingang vorfinden. Zudem haben Ihre Kunden oder Geschäftspartner in dringenden Fällen auch gleich die Kontaktangaben Ihrer Stellvertretung. Wenn Sie während Ihren Ferien die Abwesenheitsmeldung aktiviert haben, erwartet niemand von Ihnen eine Antwort und Sie können Ihre freien Tage entspannt geniessen.

Was sollte in der Meldung enthalten sein?

• Einstieg: Sie können den Empfänger mit einer neutralen Anrede ansprechen oder ihm direkt für die Nachricht danken.
• Rückkehr: Die wohl wichtigste Information ist das Datum, ab wann Sie wieder verfügbar sind. Seit wann Sie abwesend sind und den Grund für Ihre Abwesenheit müssen Sie nicht angeben. Ist die Dauer Ihrer Abwesenheit noch unklar, dürfen Sie dies auch schreiben. Dann wird von Ihnen sicher nicht zu früh eine Rückmeldung erwartet.
• Weiterleitung: In den meisten Fällen werden die E-Mails nicht automatisch weitergeleitet. Auch diese Info gehört in die Meldung.
• Stellvertretung: Informieren Sie den Empfänger an wen er sich in dringenden Fällen wenden kann. Fügen Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und/oder die Telefonnummer Ihrer Stellvertretung ein. Mit dem Hinweis «in dringenden Fällen» verhindern Sie, dass Ihre Kollegin mit sämtlichen Anfragen überflutet wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellvertretung über Ihre wichtigsten Projekte Bescheid weiss. Nur so kann sie bei allfälligen Anfragen auch weiterhelfen. Zudem sollte sie selbstverständlich während Ihrer Abwesenheit verfügbar sein.

In vielen Unternehmen gibt es für die Abwesenheitsmeldung eine Vorlage. Diese garantiert ein einheitliches Erscheinungsbild. Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass Sie die Vorlage richtig anpassen. Denn der Hans Muster kann nicht für alle die Stellvertretung ausüben.

Standard Version oder eine kreative Variante?

Gibt es in Ihrem Unternehmen keine Vorlage und keine Richtlinien zur Abwesenheitsmeldung? Dann dürfen Sie ruhig etwas kreativ sein. Wichtig dabei ist, dass es zu Ihnen und zu Ihrem Unternehmen passt. Eine kreative Abwesenheitsmeldung wird auch die Empfänger erfreuen und bringt Abwechslung.

Denken Sie also vor Ihren nächsten Ferien an die Aktivierung der Abwesenheitsmeldung. Spätestens nach der Ferienrückkehr werden Sie dankbar sein.